δείτε την πρωτότυπη σελίδα τεκμηρίου στον ιστότοπο του αποθετηρίου του φορέα για περισσότερες πληροφορίες και για να δείτε όλα τα ψηφιακά αρχεία του τεκμηρίου*
Development of a Quality Management System en ISO 9001:2000 in a Greek academic library
Σχεδιάζοντας ένα Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας ΕΝ ISO 9001:2000 σε μια ελληνική ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη
Συνέλλη, Κατερίνα
Γεωργίου, Παναγιώτης
Synellis, Catherine
Georgiou, Panagiotis
Αντικείμενο της ανακοίνωσης αποτελεί η παρουσίαση των εμπειριών και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν από την διαδικασία σχεδιασμού ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (Σ.Δ.Π.) σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001:2000 σε μια ελληνική ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη σε συνάρτηση με τις ιδιαιτερότητες λειτουργίας ενός δημόσιου οργανισμού στη χώρα μας.
Ο σχεδιασμός και η υιοθέτηση ενός τέτοιου Σ.Δ.Π. αποτέλεσε μια πολιτική απόφαση της βιβλιοθήκης με συγκεκριμένους στόχους:
- την ορθολογική οργάνωση και τυποποίηση διεργασιών και λειτουργιών βάση συγκεκριμένων λειτουργικών διαδικασιών
- την δέσμευση της διοίκησης και του προσωπικού στην τήρηση συγκεκριμένων διαδικασιών λειτουργίας και στην συνεχή προσπάθεια επίτευξης προκαθορισμένων στόχων
- την συνεχή και έγκυρη καταγραφή και παρακολούθηση των διεργασιών και λειτουργιών
- την βελτίωση και διασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών
- την τεκμηρίωση της πορείας και των αποτελεσμάτων της βιβλιοθήκης
- την διαρκή και ενεργό συμμετοχή του προσωπικού στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, σχεδιασμού και εκπαίδευσης
Παρουσιάζονται αναλυτικά όλοι οι βασικοί παράγοντες και αποφάσεις που αφορούσαν την προσέγγιση της βιβλιοθήκης κατά τον σχεδιασμό του Σ.Δ.Π και τα στάδια υλοποίησής του, όπως:
- η επιλογή του κατάλληλου συμβούλου
- η καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης λειτουργίας και ο προσδιορισμός των αδύνατων σημείων και των ασυμβατοτήτων με το πρότυπο σύμφωνα με την Διαγνωστική μελέτη
- η ενσωμάτωση ή μη υφιστάμενων υπηρεσιών και διεργασιών της βιβλιοθήκης στο Σ.Δ.Π.
- η προσπάθεια ελαχιστοποίησης δραστικών αλλαγών όπου αυτό ήταν δυνατόν
Ακολουθεί η συνοπτική παρουσίαση της τελικής μορφής του Σ.Δ.Π. με αναφορά των λειτουργικών διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας, ενώ τέλος αναλύεται το σύνολο των εμπειριών, παρατηρήσεων και προβλημάτων που καταγράφηκαν ή ανέκυψαν στην πορεία σχεδιασμού του Σ.Δ.Π. και αφορούν:
- θεσμικά θέματα (υπεθυνότητες, καθήκοντα κλπ)
- την αντιμετώπιση των αρχών και των οργάνων του ιδρύματος
- τον ρόλο και την αντιμετώπιση του Υπεύθυνου Διασφάλισης Ποιότητας σε έναν δημόσιο οργανισμό
- την συμπεριφορά του προσωπικού πριν και κατά την διάρκεια σχεδίασης του συστήματος
- το ρόλο και την συνεισφορά του συμβούλου τόσο στην σχεδίαση όσο και θέματα καθοδήγησης, εκπαίδευσης και συνεργασίας με την βιβλιοθήκη και τον Υ.Δ.Π.
- τις σημαντικές αλλαγές που χρειάστηκε να υιοθετηθούν σε υφιστάμενες λειτουργίες – διεργασίες της βιβλιοθήκης
- τις ανάγκες που προκύπτουν σε θέματα μηχανοργάνωσης του Σ.Δ.Π. και αυτόματα πλέον και των περισσότερων διεργασιών της βιβλιοθήκης.
In the current paper we present our experiences and results from the design phase of a Quality Management System (QMS) EN ISO 9001:2000 in a Greek academic library taking into account the particularities of a public organization in Greece.
The development of such an QMS is a strategic library decision aiming to:
- organize and standardize operational activities and processes according to specific procedures
- administration and staff commitment to quality assurance efforts
- continuous control of processes and services
- documentation of library’s operation
- active participation of staff to decision making, design and education
We present all basic factors and decisions taken on library’s approach to QMS design, such as:
- selecting the consultant
- review of current operation status
- decisions on which services and processes should be included in the system
- minimization of drastic changes in the organization
A synopsis of the final version of library’s QMS is presented while we are trying to analyze all the important issues we faced during the design phase concerning:
- organizational issues
- administration’s attitude and contribution
- the role of QMS Coordinator
- staff attitudes and behavior before and during the design phase
- the role and contribution of the consultant
- major changes that had to be implemented on the organization
- needs for automation and information technologies.
*Η εύρυθμη και αδιάλειπτη λειτουργία των διαδικτυακών διευθύνσεων των συλλογών (ψηφιακό αρχείο, καρτέλα τεκμηρίου στο αποθετήριο) είναι αποκλειστική ευθύνη των αντίστοιχων Φορέων περιεχομένου.
Βοηθείστε μας να κάνουμε καλύτερο το OpenArchives.gr.
